Subang,indometro.id – Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah (Disarpus) Kabupaten Subang menggelar sosialisasi Standar Operasional Prosedur (SOP) Pemusnahan dan Penyusutan Arsip bagi Organisasi Perangkat Daerah (OPD). Kegiatan ini dilaksanakan maraton di 30 kecamatan se-Kabupaten Subang, termasuk salah satunya di Kecamatan Pagaden. Langkah strategis ini diambil guna memastikan tata kelola kearsipan di tingkat wilayah berjalan tertib dan selaras dengan regulasi nasional.
Kepala Bidang Pengelolaan Pelayanan Kearsipan Disarpus Kabupaten Subang, Yayat Sudrajat, menegaskan bahwa pengelolaan arsip wajib merujuk pada Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Pemusnahan dokumen negara tidak boleh dilakukan secara sembarangan, melainkan harus melewati tahapan ketat serta kaidah hukum yang berlaku.
"Hari ini kami melaksanakan sosialisasi terkait SOP Pemusnahan atau penyusutan arsip. Kegiatan ini sangat perlu ditinjau dari masing-masing kecamatan. Untuk melakukan pemusnahan, ada tahapan dan kaidah tertentu yang harus kami sampaikan kepada OPD di 30 kecamatan," ujar Yayat.
Proses penyusutan arsip harus menyesuaikan dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA), baik untuk arsip bermasa simpan di atas maupun di bawah 10 tahun. Sebagai contoh, arsip kegiatan minggon rata-rata memiliki masa tidak aktif 1 hingga 2 tahun pada bidang pemerintahan atau sosial. Dokumen tersebut dapat disusutkan berdasarkan panduan resmi JRA yang dibawa oleh tim Disarpus.
Meski demikian, Yayat memberikan pengecualian ketat bagi jenis arsip tertentu. Arsip vital dan dokumen bernilai sejarah tinggi dilarang keras untuk dimusnahkan.
"Arsip yang dimusnahkan mengecualikan arsip vital. Contohnya arsip tanah atau pertanahan. Itu wajib diselamatkan dan dijaga karena menyangkut hak ahli waris di kecamatan. Selain itu, arsip penanganan Covid-19 juga tidak boleh dimusnahkan karena memiliki nilai sejarah penting saat Kabupaten Subang terdampak wabah tersebut. Arsip sejarah itu harus diserahkan kepada pengelola kearsipan," jelasnya.
Melalui prosedur resmi ini, Disarpus Kabupaten Subang berkomitmen untuk terus mengawal penyelamatan dokumen negara. Langkah ini diharapkan mampu mencegah hilangnya aset informasi berharga dan hak keperdataan masyarakat di wilayah Kabupaten Subang.
Sementara itu, Sekretaris Kecamatan Pagaden, Edi Sudrajat, menyampaikan apresiasi yang tinggi atas terselenggaranya edukasi ini. Menurutnya, materi yang disampaikan sangat krusial bagi kedisplinan pengelolaan dokumen negara di tingkat wilayah.
"Kehadiran tim Disarpus Kabupaten Subang menjadi kehormatan bagi kami. Kegiatan ini membuka wawasan baru mengenai regulasi pemusnahan arsip. Kini kami tahu ada tahapan ketat yang harus dilalui, baik untuk kategori arsip aktif maupun inaktif," ujar Edi.
Ia menambahkan bahwa pencerahan dari Disarpus ini memberikan arah yang jelas bagi tata kelola administrasi ke depan. Pihak Kecamatan Pagaden berkomitmen untuk segera merealisasikan materi tersebut dalam kerja harian.
"Alhamdulillah, setelah mendapatkan pencerahan ini, kami di Kecamatan Pagaden berkomitmen penuh untuk langsung menerapkan pola-pola pemusnahan dan pengelolaan arsip yang legal sesuai arahan Disarpus Kabupaten Subang," pungkasnya.
Udin
Posting Komentar untuk "Tertibkan Tata Kelola Dokumen, Disarpus Subang Gelar Sosialisasi Kearsipan di Pagaden"